A teljesítményértékelés a hatékonyan működő szervezetek számára elengedhetetlen tevékenység. Az értékelés akkor működik optimálisan, ha rendszerben gondolkodunk a kialakításánál. Így azon túl, hogy a szervezet vezetői pontos adatokkal rendelkeznek a munkatársak teljesítményéről, a felettes és a beosztott a beszélgetések keretében visszajelzést is adhat egymásnak. A munkatársaknak lehetőségük nyílik kérdéseik, terveik megfogalmazására, a vezető pedig segíthet a beosztottnak reális célok kijelölésében és a megvalósítás megtervezésében. Ez a folyamat motiváló hatással lesz a munkatársra, a vezető pedig képet kap a beosztottak egyéni célkitűzéseiről, motivációiról.
A sikeres teljesítményértékelő rendszer feltételei A vezetőség legyen elkötelezett egy teljesítményértékelő rendszer kiválasztásában és következetes működtetésében. A szervezeti célok tisztázottak legyenek, és a vezetők kommunikálják ezeket a szervezet minden szintjén. Az értékelési kritériumok és feltételek, az értékelés folyamata és lépései világosak legyenek minden munkatárs számára. A teljesítményértékelés folyamatának bevezetése a gyakorlatba a vezetők és munkatársak bevonásával, felkészítésével történjen. Legyen folyamatos utánkövetés a teljesítményértékelő szoftver alkalmazásával, és rendszeres visszacsatolások az értékelők és az értékeltek felé. A teljesítményértékelés lépései A teljesítményértékelés a bevezetés évében 3 lépésből tevődik össze, majd a második évtől az 1. és 3. lépés akár össze is vonható:
A teljesítményértékelés alapja a munkatárs és a vezetője által közösen kiválasztott cél, aminek megfogalmazása egy célmeghatározó beszélgetés keretében történik. Erre ideálisan az első negyedévben kerül sor. 2. A második lépés a féléves értékelő beszélgetés, ahol a vezető és a beosztott áttekintik az addigi eredményeket, és kijelölik a további lépéseket. Erre optimális esetben a második negyedévben kerül sor.
- Az év végi értékelő beszélgetés a harmadik lépés, ahol az értékelt munkatárs és vezetője áttekintik az adott év eredményeit, átbeszélik a tapasztalatokat, valamint a lehetséges fejlődési irányokat a következő évre vonatkozóan. Erre a negyedik negyedévben kerül sor.
A teljesítményértékelés folyamatát minden évben rendszerszerűen, tervezetten szükséges lefolytatni. A teljesítményértékelő beszélgetésekhez kiváló alapot szolgáltat a MyPro Analytics Teljesítményösztönző és visszajelző rendszere, hiszen a vezető és a munkatárs már meglévő adatokra alapozva tudja elkezdeni a beszélgetést, valamint a munkatárs és a vezető is szélesebb körű visszajelzéseket kap a munkatárs teljesítményéről. A rendszer által kínált indikátorok szükség esetén kiegészíthetők a munkakör specifikus célokkal és indikátorokkal (teljesítménycélokkal, munkaköri leírásban foglalt feladatokhoz kapcsolódó célokkal). Az MPA TÉR rendszere a modern teljesítményértékelő módszerek közül a cél-menedzsment (Management by Objectives), a viselkedésalapú értékelő-skála (Behaviorally Anchored Rating Scale), valamint a 720 fokos értékelés (720 Degree) módszer előnyeit ötvözi anélkül, hogy rendszeresen nagyobb feladatot hárítana a vezetőre.
A céltervező beszélgetés A céltervező beszélgetés során az értékelésben résztvevő munkatárs a vezető segítségével meghatározza azokat a specifikus, mérhető, elérhető, releváns és határidőhöz kötött teljesítménycélokat, melyek elérésére adott évben, illetve félévben törekedni fog. A beszélgetés során fontos, hogy a vezető teret adjon a munkatársnak, hogy megfogalmazza saját igényeit, miközben segít neki a szervezet céljaihoz is illeszkedő célokat találni. A céltervező beszélgetés vezetésére a következő kérdéssort javasoljuk:
A következő évre teljesítménycélokat fogunk most közösen meghatározni. Mit gondolsz, mi lenne a három legfontosabb dolog, amin ha változtatnál, az pozitívan befolyásolná a munkád eredményességét? Milyen konkrét eredményekkel járna, ha megtennéd ezeket a változtatásokat? Hogy éreznéd magad, ha ezek a pozitív változások megvalósulnának? Mi az a három teljesítménycél, amit mindezek tükrében kijelölhetünk a következő évre? Milyen személyes képességeidre, erőforrásaira támaszkodhatsz a célok megvalósításához? Mi az, ami motivációt jelent majd ahhoz, hogy ezeket a célokat megvalósítsd? Milyen segítségre lenne még szükséged a megvalósításhoz? A fenti kérdéssor segít abban, hogy az értékelőt és az értékeltet végigvezesse egy olyan gondolatmeneten, amelynek kimenete a motivációt jelentő reális, teljesíthető célok meghatározása. Fontos, hogy a meghatározott célok a beszélgetés végén rögzítésre kerüljenek.
Az értékelő beszélgetés A féléves értékelés során az elmúlt időszak eseményeinek, előrehaladásának áttekintése történik, és annak értékelése, hogy közelebb került-e a munkatárs céljai megvalósításához. Amennyiben történt előrelépés, akkor meghatározásra kerülnek a következő lépések a megvalósulás érdekében. Ha pedig nem sikerült közelebb kerülni a kitűzött célokhoz, akkor a vezető és a beosztott együtt feltárják, hogy milyen tényezők akadályozzák a célok megvalósulását, és mit lehet tenni az előrehaladás érdekében.
A féléves és éves értékelő beszélgetések vezetéséhez a következő kérdéssort javasoljuk:
Mi volt a legnagyobb szakmai sikered az elmúlt 6 hónapban? Mire vagy a legbüszkébb? Mi jelentette a legnagyobb kihívást az elmúlt időszakban? Hogyan kezelted ezt, mennyire sikerült megoldani a helyzetet? Hogy látod, mi az, amiben fejlődést értél el az előző félévhez képest? Mi az, amiben úgy látod, hogy még fejlődnöd, változtatnod kell ahhoz, hogy a közösen kitűzött teljesítménycélok megvalósuljanak? 1-től 10-ig terjedő skálán most hol tartasz ebben a folyamatban? Az 1-es azt jelenti, hogy még a kezdő lépéseknél, a 10-es pedig azt, hogy maximálisan sikerült megvalósítani a fejlődést. Milyen segítségre, támogatásra van szükséged ahhoz, hogy legalább két szintet előrébb tudj lépni ezen a 10-es skálán? Milyen konkrét lépéseket, változtatásokat fogsz tenni a következő 6 hónapban annak érdekében, hogy a teljesítménycélok megvalósuljanak? Az eredmények összesítése Az év végi beszélgetés során a vezető és az értékelésben résztvevő beosztott egyrészt közösen értékelik, hogy az adott időszakra kitűzött célokat milyen mértékben sikerült elérni. Ezen kívül áttekintik a munkatárs eredményeit aszerint, hogy mennyire volt hatékony munkája során a visszajelzések alapján az éves teljesítményét tekintve.
A teljesítmény elismerése Nagyon fontos, hogy a kiváló teljesítményt, valamint a pozitív változásokat a vezető folyamatosan figyelemmel kísérje és elismerje. Az elismerés történhet havonta, negyedévente szóban, vagy egy jelképes ajándékkal kiegészítve. A teljesítményértékelés eredménye ezen kívül felhasználható az év végi elismerések odaítéléséhez, hiszen pontos képet ad arról, hogy az adott évben mely munkatársak végezték legkiemelkedőbben a munkájukat.