ADATKEZELÉSI TÁJÉKOZTATÓ

MPA Custom – mesterséges intelligencia alapú interjús felmérés modul

I. AZ ADATKEZELÉSI TÁJÉKOZTATÓ CÉLJA, ADATKEZELŐ MEGNEVEZÉSE

A MyPro Solutions Tanácsadó és Szolgáltató Korlátolt Felelősségű Társaság (rövidített elnevezés: MyPro Solutions Kft., székhely: 1149 Budapest, Bíbor utca 7. 1. em. 27., adószám: 32008595-2-42, képviseli: Dobos Elvira Bernadett ügyvezető, továbbiakban: Adatkezelő) a 2016/679/EU rendelet (a továbbiakban: Rendelet vagy GDPR) alapján a jogszabályi rendelkezéseknek való maradéktalan megfelelés érdekében jelen Adatkezelési tájékoztatót (továbbiakban: Tájékoztató) alkotja, amelyet honlapján (myproanalytics.hu), valamint az MPA Custom modulban (a továbbiakban: Modul) közzéteszi és ott mindenki számára elérhetővé teszi.

A személyes adatai védelme fontos számunkra, ezért elkötelezettek vagyunk személyes adatai védelme iránt.

Ebben a dokumentumban tájékoztatjuk Önöket, mint érintetteket arról, hogyan kezeljük a személyes adataikat a Modul használata során, továbbá hogy milyen jogok illetik meg Önt, mint érintettet, valamint azt, hogy hogyan léphet kapcsolatba velünk, ha kérdése van személyes adatainak kezelésével kapcsolatosan.

Tájékoztatjuk az Érintetteket, hogy jelen Tájékoztató kizárólag azon személyes adatok kezelésére vonatkozik, amelyek tekintetében a MyPro Solutions Kft. önálló Adatkezelőnek minősül (így különösen a platformra történő belépéshez és a profil fenntartásához szükséges alapvető azonosító adatok).

A Modulban létrehozott felmérési projektek, a lefolytatott interjúbeszélgetések, valamint az azokból készült átiratok és elemzések tekintetében az Adatkezelő kizárólag Adatfeldolgozóként jár el a szolgáltatást megrendelő szervezet (mint önálló Adatkezelő) megbízásából és utasításai alapján. A felmérés célját, a meghívottak körét, az eredmények felhasználását és megőrzését a Megrendelő határozza meg. Ezen adatok kezelésének céljairól és jogalapjáról a Megrendelő által kiadott belső adatkezelési tájékoztató nyújt felvilágosítást.

A Modul rövid leírása:

Az MPA Custom a MyPro Analytics rendszer mesterséges intelligencia alapú interjús felmérés modulja. A Megrendelő felmérési projektet hoz létre (például annak feltérképezésére, hogy az egyes munkakörökben hogyan zajlik a munka), amelyben megadja a felmérés célját, a szervezetre vonatkozó háttérinformációt, a javasolt kérdéseket és az érintett munkakört. A felmérést a rendszer mesterséges intelligencia asszisztense (a továbbiakban: MAIA) folytatja le írásos beszélgetés formájában: kérdéseket tesz fel a meghívott munkatársnak (a továbbiakban: Kitöltő) a munkájáról, és a válaszokra visszakérdez. A beszélgetésből a MyPro Solutions Kft. szervezetfejlesztő munkatársának kérésére a mesterséges intelligencia olvasható átiratot és a megadott szempont szerinti elemzést készít. Az eredmények további munkaanyagok (pl. munkaköri leírások, folyamatábrák) elkészítéséhez használhatók fel.

Az interjúk teljes szövegéhez, valamint az átiratokhoz és elemzésekhez kizárólag a MyPro Solutions Kft. szervezetfejlesztéssel foglalkozó, a rendszerben legmagasabb jogosultsági szinttel rendelkező munkatársai férnek hozzá. A Megrendelő munkatársai és a MyPro Solutions Kft. szerződött partnerei a beszélgetésekhez semmilyen körülmények között nem férnek hozzá; a Megrendelő kizárólag az interjúk alapján elkészített, a munkakör folyamatait leíró munkaanyagokat (pl. munkaköri leírás, folyamatábra) kapja meg. Ezek a munkaanyagok a folyamatot írják le, és a Kitöltőtől származó szó szerinti idézetet vagy a Kitöltőnek tulajdonítható értékelő megjegyzést nem tartalmaznak.

A felmérés tárgya kizárólag a munkakörhöz tartozó munkafolyamatok és azok lépései. Az interjú nem irányul a Kitöltő személyes véleményének, elégedettségének vagy egyéni munkavégzési módjának megismerésére vagy értékelésére, és az eredmények kizárólag a folyamatok feltérképezésére és dokumentálására használhatók fel.

A Kitöltő a beszélgetés elején tájékoztatást kap arról, hogy mesterséges intelligencia rendszerrel folytat írásos beszélgetést, és a beszélgetés csak azt követően kezdődik meg, hogy a tájékoztatást tudomásul vette.

A beszélgetés megkezdéséhez nincs szükség regisztrációra vagy belépésre: a Kitöltő az interjú hivatkozását (link) megnyitva kezdi meg a beszélgetést. A hivatkozás munkakörönként közös, nem személyre szóló. A rendszer a beszélgetéshez a Kitöltő nevét, e-mail címét, IP-címét, illetve böngésző- vagy eszközazonosítóját nem rögzíti. A beszélgetés semmilyen módon nem kapcsolódik felhasználói fiókhoz: a rendszer felhasználói adatot akkor sem rögzít a beszélgetéshez, ha a Kitöltő a rendszerbe egyébként be van jelentkezve.

Fontos: a beszélgetés a fentiek ellenére nem tekinthető anonimnak, és személyes adatnak minősül, mivel a beszélgetéshez a szervezet és a munkakör is rögzítésre kerül, a meghívó jellemzően névre szólóan érkezik, és a beszélgetés tartalma a Kitöltőre vonatkozó információkat tartalmaz. A részleteket a 4. pont tartalmazza.

II. TÁJÉKOZTATÁS

A MODUL FELHASZNÁLÓI

1. A MYPRO SOLUTIONS KFT., MINT ADATKEZELŐ ÁLTAL KEZELT ADATOK KÖRE

A jelen 1. pont A)–E) alpontja szerinti, fiókhoz és belépéshez kötődő adatkezelések kizárólag a Modulba regisztrált, felhasználói fiókkal rendelkező felhasználókra vonatkoznak. A Modulhoz felhasználói fiókkal kizárólag a MyPro Solutions Kft. szervezetfejlesztéssel foglalkozó munkatársai rendelkeznek; a Megrendelő munkatársai a Modulhoz hozzáférést nem kapnak, akkor sem, ha a rendszer más moduljához felhasználói fiókkal rendelkeznek. Ezért – a MyPro Analytics rendszer más moduljaitól eltérően, ahol a fiókokat a Megrendelő hozza létre, és azok tekintetében a MyPro Solutions Kft. adatfeldolgozó – a jelen Modul fiók- és azonosító adatai tekintetében a MyPro Solutions Kft. önálló adatkezelőként jár el. Az interjút regisztráció nélkül, közös hivatkozáson keresztül megnyitó Kitöltőkre e pontok nem terjednek ki; a Kitöltőket érintő adatkezelésről a 4. pont rendelkezik. A Modul működtetése során az Adatkezelő a következő adatokat kezeli:

A) Fiók- és azonosító adatok (Regisztráció és belépés)

Kezelt adatok köre: Felhasználónév, keresztnév, vezetéknév, e-mail cím, titkosított (hash) jelszó, regisztráció időpontja, utolsó bejelentkezés időpontja.

Az adatkezelés célja: A felhasználói fiók létrehozása, a szoftverbe történő biztonságos beléptetés (autentikáció) biztosítása, valamint a felhasználói jogosultságok azonosítása.

Az adatkezelés jogalapja: A GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pontja (szerződés teljesítése), tekintettel a felhasználó és az Adatkezelő között fennálló munkaviszonyra vagy megbízási jogviszonyra.

Az adatkezelés időtartama: A felhasználóval fennálló jogviszony megszűnéséig, vagy a felhasználói fiók törléséig, de legfeljebb a polgári jogi elévülési idő végéig (5 év).

Az adatkezeléssel érintett személyek köre: A MyPro Solutions Kft. szervezetfejlesztéssel foglalkozó munkatársai, akik a Modulhoz legmagasabb szintű jogosultsággal rendelkező felhasználói fiókkal rendelkeznek.

Címzettek köre: Adatkezelő elemző munkatársa, valamint az alábbi címzett, mint adatfeldolgozó:

Adattovábbítás nemzetközi szervezet vagy harmadik ország részére: az adatok tárolása és kezelése az Európai Unió területén valósul meg. A Cloudflare, Inc. amerikai székhelyű szolgáltató a felhasználói felületet globális hálózatán keresztül szolgálja ki; ennek során a felület megnyitásával járó forgalom technikai adatai (pl. IP-cím) – tárolás nélkül – az Európai Gazdasági Térségen kívül, így az Amerikai Egyesült Államokban is feldolgozásra kerülhetnek. Ez az EU–USA Adatvédelmi Keret szerinti tanúsítás alapján (az Európai Bizottság (EU) 2023/1795 végrehajtási határozata), annak hiányában az Európai Bizottság által elfogadott általános szerződési feltételek alapján történik.

Automatizált döntéshozatal, profilalkotás: Az Adatkezelő tájékoztatja az Érintetteket, hogy az e pont szerinti adatok tekintetében automatizált döntéshozatalt nem alkalmaz, és profilalkotást nem végez.

B) Profilkép

Kezelt adatok köre: A felhasználó által önkéntesen feltöltött profilkép fájl.

Az adatkezelés célja: A felhasználói élmény növelése, a felhasználók platformon belüli könnyebb azonosíthatósága a szervezeten belül.

Az adatkezelés jogalapja: A GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pontja (jogos érdek). Jogos érdek megnevezése: a profilkép funkció a platform rendeltetésszerű, felhasználóbarát működését és a szoftveren belüli azonosítást szolgálja. Adatkezelő az érdekmérlegelési tesztet elkészítette és az érintett kérésére rendelkezésére bocsátja.

Tiltakozáshoz való jog: Az Érintett a jogos érdeken alapuló adatkezelés ellen bármikor tiltakozhat: a szoftver felületén a profilkép törlésével, vagy a [email protected] címre küldött e-mail útján.

Az adatkezelés időtartama: A kép felhasználó általi törléséig vagy a felhasználói fiók megszűnéséig.

Az adatkezeléssel érintett személyek köre: A Modul azon felhasználói, akik saját döntésük alapján, opcionálisan fotót töltenek fel a profiljukba.

Címzettek köre: Adatkezelő elemző munkatársa, valamint az alábbi címzett, mint adatfeldolgozó:

Adattovábbítás nemzetközi szervezet vagy harmadik ország részére: az adatok tárolása és kezelése az Európai Unió területén valósul meg. A Cloudflare, Inc. amerikai székhelyű szolgáltató a felhasználói felületet globális hálózatán keresztül szolgálja ki; ennek során a felület megnyitásával járó forgalom technikai adatai (pl. IP-cím) – tárolás nélkül – az Európai Gazdasági Térségen kívül, így az Amerikai Egyesült Államokban is feldolgozásra kerülhetnek. Ez az EU–USA Adatvédelmi Keret szerinti tanúsítás alapján (az Európai Bizottság (EU) 2023/1795 végrehajtási határozata), annak hiányában az Európai Bizottság által elfogadott általános szerződési feltételek alapján történik.

Automatizált döntéshozatal, profilalkotás: Az Adatkezelő tájékoztatja az Érintetteket, hogy az e pont szerinti adatok tekintetében automatizált döntéshozatalt nem alkalmaz, és profilalkotást nem végez.

C) GDPR hozzájárulások nyilvántartása

Kezelt adatok köre: Az adatkezelési hozzájárulások és nyilatkozatok elfogadásának dátuma és típusa.

Az adatkezelés célja: Az elszámoltathatóság elvének való megfelelés, a jogszabály által előírt hozzájárulások igazolhatósága.

Az adatkezelés jogalapja: GDPR 6. cikk (1) f) pont (jogos érdek). Jogos érdek: az Adatkezelő igazolni tudja egy esetleges hatósági vizsgálat során, hogy az érintett elfogadta a feltételeket. Adatkezelő az érdekmérlegelési tesztet elkészítette és az érintett kérésére rendelkezésére bocsátja.

Az adatkezelés időtartama: A felhasználói fiók törlésétől számított 5 év (általános polgári jogi elévülési idő).

Az adatkezeléssel érintett személyek köre: A Modul mindazon felhasználói, akik a rendszeren belül jogi nyilatkozatot fogadnak el.

Címzettek köre: Adatkezelő elemző munkatársa, valamint az alábbi címzett, mint adatfeldolgozó:

Adattovábbítás nemzetközi szervezet vagy harmadik ország részére: nem történik; az adatok tárolása és kezelése az Európai Unió területén valósul meg.

Automatizált döntéshozatal, profilalkotás: Az Adatkezelő tájékoztatja az Érintetteket, hogy az e pont szerinti adatok tekintetében automatizált döntéshozatalt nem alkalmaz, és profilalkotást nem végez.

D) Rendszernaplózási és IT biztonsági adatok (Logfájlok)

Kezelt adatok köre: A belépő felhasználó IP-címe, a bejelentkezéshez használt eszköz és böngésző típusa (User Agent), a sikeres és sikertelen bejelentkezési kísérletek dátuma és időpontja, valamint a rendszerben végzett technikai műveletek naplója. Az infrastruktúra-szolgáltató a saját technikai naplóiban – a webes szolgáltatásoknál szokásos módon – IP-címet és időbélyeget rögzíthet; ezek az adatok nem képezik a Modul adatbázisának részét, és az interjúbeszélgetésekhez nem kapcsolódnak.

Az adatkezelés célja: A Modul informatikai biztonságának szavatolása, az illetéktelen hozzáférések, kibertámadások és visszaélések megelőzése, felderítése, valamint a szoftveres hibák utólagos beazonosítása és elhárítása.

Az adatkezelés jogalapja: A GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pontja (jogos érdek). Jogos érdek: a szoftver és a szerverinfrastruktúra védelme, a hálózatbiztonság, valamint a Megrendelő cégek által rögzített adatok bizalmasságának és sértetlenségének megőrzése. Adatkezelő az érdekmérlegelési tesztet elkészítette és az érintett kérésére rendelkezésére bocsátja.

Az adatkezelés időtartama: A rögzítéstől számított legfeljebb 30–90 nap (a szerver automatikus felülírási ciklusától függően), kivéve, ha konkrét IT biztonsági incidens vagy jogi igény érvényesítése indokolja a hosszabb megőrzést.

Az adatkezeléssel érintett személyek köre: Az MPA Custom modulba belépő valamennyi felhasználó. Az interjút kitöltő személyekre ez az adatkezelés nem terjed ki, mivel a beszélgetés során a Modul IP-címet vagy eszközadatot nem naplóz.

Címzettek köre: Adatkezelő elemző munkatársa, valamint az alábbi címzett, mint adatfeldolgozó:

Adattovábbítás nemzetközi szervezet vagy harmadik ország részére: az adatok tárolása és kezelése az Európai Unió területén valósul meg. A Cloudflare, Inc. amerikai székhelyű szolgáltató a felhasználói felületet globális hálózatán keresztül szolgálja ki; ennek során a felület megnyitásával járó forgalom technikai adatai (pl. IP-cím) – tárolás nélkül – az Európai Gazdasági Térségen kívül, így az Amerikai Egyesült Államokban is feldolgozásra kerülhetnek. Ez az EU–USA Adatvédelmi Keret szerinti tanúsítás alapján (az Európai Bizottság (EU) 2023/1795 végrehajtási határozata), annak hiányában az Európai Bizottság által elfogadott általános szerződési feltételek alapján történik.

Automatizált döntéshozatal, profilalkotás: Az Adatkezelő tájékoztatja az Érintetteket, hogy az e pont szerinti adatok tekintetében automatizált döntéshozatalt nem alkalmaz, és profilalkotást nem végez.

E) Rendszerértesítések és technikai e-mailek küldési naplója

Kezelt adatok köre: A felhasználó e-mail címe, az értesítés küldésének időpontja, a levél tárgya/típusa (pl. jelszó-visszaállítási link, fiókmeghívó, automatikus rendszerértesítések), valamint a kézbesítés státusza.

Az adatkezelés célja: A Modul rendeltetésszerű használatához szükséges automatikus technikai üzenetek (tranzakciós e-mailek) kiküldése és a kézbesíthetőség ellenőrzése, a felhasználók támogatása technikai problémák esetén.

Az adatkezelés jogalapja: A GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pontja (jogos érdek). Jogos érdek: az Adatkezelő érdeke, hogy a szoftver funkciói technikailag hibátlanul eljussanak a felhasználókhoz, és a kiküldés ténye igazolható legyen. Adatkezelő az érdekmérlegelési tesztet elkészítette és az érintett kérésére rendelkezésére bocsátja.

Az adatkezelés időtartama: A levél kiküldésétől számított maximum 6 hónap, ezt követően a küldési naplók automatikusan törlődnek vagy anonimizálásra kerülnek. A Zoho CPaaS (Zoho Corporation B.V.) szolgáltatás a kézbesítési naplót a kiküldéstől számított 60 napig tárolja, azt követően törli.

Az adatkezeléssel érintett személyek köre: A Modul azon felhasználói, akik részére a rendszer technikai vagy működési e-mailt küld.

Címzettek köre (Adatfeldolgozó): Adatkezelő elemző munkatársa, továbbá az alábbi címzettek:

Adattovábbítás nemzetközi szervezet vagy harmadik ország részére: nem történik, mivel a Zoho CPaaS szolgáltatás európai uniós adatközpontban működik, a Rackhost Zrt. pedig magyarországi székhelyű.

Automatizált döntéshozatal, profilalkotás: Az Adatkezelő tájékoztatja az Érintetteket, hogy az e pont szerinti adatok tekintetében automatizált döntéshozatalt nem alkalmaz, és profilalkotást nem végez.

2. Az adatok rendelkezésre bocsátása

Közvetlenül az Érintett bocsátja rendelkezésre:

• A regisztráció és első belépés során megadott jelszót az Érintett adja meg.
• A Profilképet (amennyiben feltöltésre kerül) kizárólag az Érintett saját döntése alapján, közvetlenül ő bocsátja az Adatkezelő rendelkezésére.
• A rendszer által automatikusan generált rendszernaplózási és IT biztonsági adatokat (IP-cím, eszköz- és böngészőtípus, belépések időpontjai) az Érintett a Modul felületére történő belépéssel és a szoftver használatával közvetlenül bocsátja az Adatkezelő rendelkezésére.

A fiókadatok forrása:

• A Modul felhasználói fiókjait a MyPro Solutions Kft. hozza létre saját munkatársai részére; a Megrendelő a Modul felhasználói fiókjaihoz adatot nem szolgáltat. A Megrendelő a felmérési projekthez szükséges információkat (a szervezetre vonatkozó leírás, a felmérés célja, az érintett munkakör) bocsátja rendelkezésre, amelyekről a 4. pont rendelkezik.

Az Adatkezelő által automatikusan generált adatok:

• A rendszerértesítések és technikai e-mailek küldési naplója a Modul automatizált technikai működése során, a rendszer által generált adatként keletkezik.

3. ADATBIZTONSÁGI INTÉZKEDÉSEK

Az Adatkezelő kijelenti, hogy a technológia állása, a megvalósítás költségei, továbbá az adatkezelés jellege, hatóköre, körülményei és céljai figyelembevételével megfelelő technikai és szervezési intézkedéseket hajtott végre a kockázatok mérséklésére.

• A felhasználói jelszavak tárolása kizárólag visszafejthetetlen, titkosított formában (hash) történik a Django beépített biztonsági rendszerén keresztül.
• A kapcsolat a Modul és a felhasználó, illetve a Kitöltő között végig titkosított (https) csatornán valósul meg.
• Az interjúbeszélgetések tartalma nem a Cloudflare által kiszolgált felületen keresztül, hanem közvetlenül a DigitalOcean infrastruktúráján működő rendszerben kerül feldolgozásra.
• A beszélgetésekhez, átiratokhoz és elemzésekhez kizárólag a MyPro Solutions Kft. szervezetfejlesztéssel foglalkozó, legmagasabb jogosultsági szinttel rendelkező munkatársai férnek hozzá; a Megrendelő munkatársai és a MyPro Solutions Kft. szerződött partnerei ezekhez hozzáféréssel nem rendelkeznek.
• A Megrendelőnek átadott munkaanyagok a munkakör folyamatait írják le; szó szerinti idézetet vagy a Kitöltőnek tulajdonítható értékelő megjegyzést nem tartalmaznak.
• A beszélgetés felhasználói fiókhoz nem kapcsolódik; a rendszer a beszélgetéshez a Kitöltő nevét, e-mail címét, IP-címét, eszközadatát vagy felhasználói adatát nem rögzíti; a beszélgetés azonosítója véletlenszerűen generált, és nem a Kitöltőhöz vagy eszközéhez rendelt.
• A mesterséges intelligencia szolgáltató felé továbbított adatokat a szolgáltató szerződéses kötelezettsége alapján modelljei tanítására nem használja fel.
• Az Adatkezelő rendszergazdai jogosultsággal rendelkező munkatársa a rendszer üzemeltetése céljából technikailag hozzáfér az adatbázishoz; e hozzáférést szerződéses és belső szabályzati titoktartási kötelezettség korlátozza.

4. A MYPRO SOLUTIONS KFT., MINT ADATFELDOLGOZÓ ÁLTAL KEZELT SZEMÉLYES ADATOK KÖRE

Az alábbi adatkategóriák esetében a MyPro Solutions Kft. kizárólag technikai hátteret (tárhelyet, szoftveres felületet és a mesterséges intelligencia szolgáltatás elérését) biztosít. Ezen adatok tekintetében az adatkezelési célokat a Megrendelő cégek határozzák meg:

1. Felmérési projekt adatai: a projekt neve, a szervezetre vonatkozó leírás, a felmérés célja és részletessége, a kérdések, a mintafelmérés, az érintett munkakör, a határidő és a létrehozás időpontja.
2. Az interjúbeszélgetés adatai (fordulónként): a Kitöltő által beírt szöveg és MAIA válasza szó szerint, a szervezet és a munkakör megjelölése, a véletlenszerű beszélgetés-azonosító és az időbélyeg. A beszélgetés terjedelme gyakorlatilag nem korlátozott; egy interjú a munkavégzésre vonatkozó részletes leírást tartalmazhat.
3. Átirat: a teljes beszélgetés mesterséges intelligencia által elkészített, olvasható változata, a projekthez, a szervezethez és a munkakörhöz kötve, a készíttető felhasználó megjelölésével.
4. Elemzés: a mesterséges intelligencia által a Megrendelő munkatársa által megadott szempont szerint készített elemzés szövege és címe, a projekt, a szervezet, a munkakör és a beszélgetés azonosítója, a készítő felhasználó és az időpont.
5. Elemzési utasítások: a rendszerben tárolt, újrafelhasználható elemzési szempontok.

Az interjú meghívók kiküldése

Az interjú hivatkozása nyilvános: azt bárki megnyithatja, aki a hivatkozást megkapja. A hivatkozás kétféle módon juthat el a Kitöltőhöz:

• a MyPro Solutions Kft. szervezetfejlesztő munkatársa küldi ki a Modulból, a címzett e-mail címének egyenkénti megadásával; a levél a küldő munkatárs nevével aláírva, a MyPro rendszerének címéről ([email protected]) érkezik. Ezen e-mail címek tekintetében a MyPro Solutions Kft. adatfeldolgozóként, a meghívó kézbesítése céljából jár el. A megadott e-mail címeket a Modul adatbázisa nem tárolja, így a rendszerből utólag nem állapítható meg, kinek ment ki meghívó. A kiküldés a Zoho Corporation B.V. Zoho CPaaS szolgáltatásán keresztül történik, amely a kézbesítési naplót a kiküldéstől számított 60 napig tárolja; harmadik országba adattovábbítás e körben nem történik;
• a Megrendelő maga továbbítja a hivatkozást a Kitöltőknek, saját csatornáin; ebben az esetben a címzettek adatait a MyPro Solutions Kft. nem ismeri és nem kezeli.

A beszélgetések azonosíthatósága

A Modul a beszélgetéshez közvetlen azonosító adatot (nevet, e-mail címet, IP-címet, felhasználói fiókot) nem rögzít. A beszélgetés ennek ellenére személyes adatnak minősül, és nem tekinthető anonimnak, mert a Kitöltő az alábbi körülmények alapján azonosítható lehet:

• a beszélgetéshez rögzítésre kerül a szervezet és a munkakör; ha egy munkakörben csak egy vagy néhány munkatárs dolgozik, a beszélgetés egyértelműen hozzájuk köthető;
• a meghívó jellemzően névre szólóan érkezik, így a meghívottak köre ismert, és a beszélgetés időpontjából is következtetni lehet a Kitöltő személyére;
• a Kitöltő a szabadszöveges válaszaiban bármit megadhat, így saját vagy más személy nevét, konkrét ügyeket, szervezeti konfliktusokat.

A rendszer a beírt szövegből a neveket és más személyes adatokat nem szűri ki. MAIA arra kap utasítást, hogy ne kérdezzen rá nevekre és személyes adatokra; ha azonban a Kitöltő mégis ilyet ír be, az változatlanul tárolásra kerül, bekerül az átiratba és az elemzésbe, és a mesterséges intelligencia szolgáltatóhoz is továbbításra kerül. A Kitöltőket erre a körülményre a beszélgetés elején figyelmeztetjük.

A felmérés céljához nem tartozó tartalom

Az interjú a munkakör folyamataira irányul. A Kitöltő azonban szabad szövegben válaszol, így előfordulhat, hogy a felmérés céljához nem tartozó információt is megoszt (pl. saját vagy munkatársa személyére, munkahelyi konfliktusra, egészségi vagy magánéleti körülményre vonatkozó közlést). Ez a tartalom a beszélgetés részeként tárolásra kerül, és bekerülhet az átiratba és az elemzésbe. Az ilyen információ a felmérés céljához nem szükséges: a MyPro Solutions Kft. szervezetfejlesztő munkatársai azt a Megrendelőnek átadott munkaanyagokba nem veszik fel, és a Megrendelő utasítására törlik. A GDPR 9. cikke szerinti különleges adatok gyűjtése nem célja a Modulnak.

A mesterséges intelligencia szolgáltató szerepe és az adattovábbítás

MAIA az OpenAI nagy nyelvi modelljeit használja. Minden kérdés előállításakor a teljes addigi beszélgetés, továbbá az átirat és az elemzés elkészítésekor a teljes beszélgetés továbbításra kerül a szolgáltatóhoz. A MyPro Solutions Kft. az alábbi szolgáltatót veszi igénybe további adatfeldolgozóként, a GDPR 28. cikke szerinti adatfeldolgozói megállapodás alapján:

Célhoz kötöttség, automatizált döntéshozatal és profilalkotás

A Modul a Kitöltő személyes jellemzőit nem értékeli, a Kitöltőre vonatkozó döntést nem hoz, és profilalkotást nem végez. Az interjú és az abból készült elemzés a munkakör folyamatait írja le, és a Megrendelő kizárólag az ezek alapján elkészített, a folyamatokat leíró munkaanyagokat kapja meg. Az eredmények más célra – így különösen a Kitöltő teljesítményének, véleményének vagy munkavégzésének egyéni értékelésére – történő felhasználása a célhoz kötöttség elvébe (GDPR 5. cikk (1) bekezdés b) pont) ütközne; ennek elkerüléséért a Megrendelő felel.

Jogalap és tájékoztatás

Az interjú tartalmi adatainak kezelésére vonatkozó jogalapot a Megrendelő, mint adatkezelő határozza meg. Mivel a felmérés munkaviszony keretében, a munkakörhöz tartozó folyamatok megismerésére, dokumentálására és fejlesztésére irányul, az adatkezelés jogalapja jellemzően a Megrendelő jogos érdeke (GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pont), amelynek fennállását a Megrendelő érdekmérlegelési teszttel támasztja alá.

A Kitöltő a beszélgetés megkezdése előtt tájékoztatást kap a beszélgetés céljáról és körülményeiről. A beszélgetés elején kért jóváhagyás e tájékoztatás tudomásulvételét rögzíti, és nem minősül a GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pontja szerinti hozzájárulásnak. A jogos érdeken alapuló adatkezelés ellen a Kitöltő a GDPR 21. cikke alapján, a saját helyzetével kapcsolatos okból tiltakozhat; a tiltakozást a Megrendelőnél gyakorolhatja.

A Kitöltők tájékoztatásáról, valamint – szükség esetén – a GDPR 35. cikke szerinti adatvédelmi hatásvizsgálat elvégzéséről a Megrendelő köteles gondoskodni.

Megőrzési idő és törlés

A beszélgetéseket, átiratokat és elemzéseket a Modul automatikusan nem törli, és a felhasználói felületen ezek törlésére jelenleg nincs lehetőség. A törlést a Megrendelő kérésére a MyPro Solutions Kft. végzi el, indokolatlan késedelem nélkül. A megőrzési idő meghatározása a Megrendelő, mint adatkezelő feladata.

Ezen személyes adatok kezelésére vonatkozóan a Megrendelő, mint adatkezelő köteles adatkezelési tájékoztatót készíteni, és ezen adatkezelésekre a Megrendelő által készített tájékoztatóban foglaltak az irányadóak.

5. ÉRINTETTI JOGOK

Adatkezelő tájékoztatja az érintetteket, hogy a 4. pontban meghatározott adatkategóriák (a felmérési projektek, interjúbeszélgetések, átiratok és elemzések) tekintetében az Érintett a jogait közvetlenül a Megrendelőnél (mint Adatkezelőnél) jogosult gyakorolni. Amennyiben ilyen kérelem a MyPro-hoz érkezik, azt a MyPro indokolatlan késedelem nélkül továbbítja a Megrendelő, mint adatkezelő felé.

Az interjúbeszélgetésekre vonatkozó érintetti kérelmek sajátosságai

A beszélgetés lezárását követően a Kitöltő a beszélgetést maga nem tudja visszanézni: a beszélgetés azonosítója kizárólag a megnyitott böngészőablakban él, annak bezárásával elvész, és újbóli megnyitáskor új beszélgetés indul. Mivel a beszélgetéshez közvetlen azonosító nem kapcsolódik, a Kitöltő által kért hozzáférés, helyesbítés vagy törlés esetén a beszélgetés a szervezet, a munkakör és a beszélgetés időpontja alapján kereshető vissza. Mivel a beszélgetésekhez kizárólag a MyPro Solutions Kft. szervezetfejlesztő munkatársai férnek hozzá, a Megrendelőhöz érkezett vagy általa továbbított kérelem esetén a MyPro Solutions Kft. a kérelmező által megadott adatok (munkakör, a kitöltés hozzávetőleges időpontja, a beszélgetés tartalmára vonatkozó információk) alapján megkísérli a beszélgetés azonosítását. Amennyiben a beszélgetés ezek alapján sem rendelhető kétséget kizáróan a kérelmezőhöz, a kérelem teljesítése – a GDPR 11. és 12. cikkére figyelemmel – csak akkor lehetséges, ha a kérelmező az azonosítást lehetővé tevő további információt bocsát rendelkezésre.

Az érintettet megillető jogok az alábbiak:

• Hozzáférési jog: visszajelzést kaphat arról, hogy személyes adatainak kezelése folyamatban van-e, és ha igen, hozzáférhet az adatkezelés céljához, a kezelt adatokhoz, a címzettekhez, a tárolás időtartamához, jogai gyakorlásának módjához és a panasztétel lehetőségéhez. Gyakorlatban: másolatot kérhet a tárolt fiókadatairól, a profilképéről és a naplózott GDPR nyilatkozatairól.
• Helyesbítéshez való jog: kérheti pontatlan adatai helyesbítését, illetve hiányos adatai kiegészítését (az elgépelt név vagy e-mail cím a profil felületén is módosítható).
• Törléshez való jog: kérheti adatai törlését, ha azokra már nincs szükség. A profilkép bármikor törölhető; a fiókadatok törlése a MyPro Solutions Kft.-vel fennálló munka- vagy megbízási jogviszony fennállása alatt nem kérhető, mivel az adat a Modul használatához szükséges.
• Adatkezelés korlátozásának joga: kérheti adatai zárolását, ha vitatja azok pontosságát; ha az adatkezelés jogellenes, de a törlést ellenzi; vagy ha az adatokra már nincs szükség, de azokat jogi igényei érvényesítéséhez igényli.
• Adathordozhatósághoz való jog: a szerződéses jogalapon kezelt alapvető fiókadatait tagolt, széles körben használt, géppel olvasható formátumban megkaphatja, vagy kérheti azok közvetlen továbbítását másik adatkezelőhöz. (A jogos érdek alapján kezelt profilképre ez nem vonatkozik.)
• Tiltakozáshoz való jog: a jogos érdeken alapuló adatkezelések ellen a saját helyzetével kapcsolatos okokból bármikor tiltakozhat. Mivel a profilkép kezelése jogos érdeken alapul, a tiltakozás következtében a profilképet haladéktalanul törölni kell.

A tiltakozási jogát a [email protected] e-mail címre küldött nyilatkozattal gyakorolhatja.

• Panasztételhez való jog: az érintett panaszt tehet a felügyeleti hatóságnál (Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság, NAIH), ha úgy érzi, jogait megsértették.
• Bírósághoz fordulás joga: ha álláspontja szerint az adatkezelő vagy adatfeldolgozó megsértette a GDPR előírásait, bírósághoz fordulhat jogorvoslatért.

Javasoljuk, hogy az eljárások kezdeményezését megelőzően forduljanak bizalommal Társaságunkhoz az alábbi elérhetőségeken:

MyPro Solutions Kft. — E-mail: [email protected] — Postai úton: 1149 Budapest, Bíbor utca 7. 1. em. 27.

A felügyeleti hatóság elérhetőségei:

Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság — Székhely: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11. — Postacím: 1363 Budapest, Pf.: 9. — Telefon: +36 30 6835969, +36 30 5496838, +36 1 3911400 — Fax: +36 1 3911410 — E-mail: [email protected] — Weboldal: naih.hu

A bírósági jogorvoslathoz való jog: a pert az Érintett – választása szerint – a lakóhelye vagy tartózkodási helye szerint illetékes törvényszék előtt indíthatja meg.

VI. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK

Jelen Tájékoztatóban nem szabályozott kérdésekben az alábbi jogszabályok az irányadóak:

• a Polgári Törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvény 2:43. §-a (Ptk.);
• a 2016/679/EU rendelet (GDPR);
• az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény egyes rendelkezései.

Kelt: Budapest, 2026. 10. 26.

MyPro Solutions Kft.