Mit tudjon a jelöltkezelő rendszer (ATS)?

A munkaerő-felvételi és kiválasztási folyamat időigényes és kihívásokkal teli folyama, de egy jó jelöltkezelő rendszerrel (ATS – Aplicant Tracking System) rengeteg időt lehet megspórolni. A jelöltkezelő rendszer egy olyan szoftveres megoldás, amelynek célja a toborzás és kiválasztás egyszerűsítése azáltal, hogy platformot biztosít a jelöltek adatainak kezelésére, egyes folyamatok automatizálására, és a kiválasztási szempontoknak való megfelelés ellenőrzésére.

Véleményünk szerint egy jelöltkezelő rendszer akkor tud igazán hatékony támogatást nyújtani a HR-nek és a vezetőknek, ha a szokásos funkciókon felül a kompetencia alapú kiválasztást (competence based hiring) is beépíti és egy rendszerben egyesíti a két módszer előnyeit.

A toborzás és a munkaerő kiválasztás nem egyszerű feladat abban az esetben sem, ha kevés a jelentkező, de ha nagy mennyiségű adatot kell kezelni, akkor már egyenesen kihívás a megfelelő jelöltek és tehetségek kiválasztása és integrálása a szervezetben. Kevés időt tudunk egy-egy jelöltre fordítani és nagy az esélye annak, hogy nem az ígéretes jelöltekkel fogunk foglalkozni, így pedig csökken az esélye a megfelelő munkatársak felvételének. Ezért az alábbi szempontok szem előtt tartása elengedhetetlen a kiválasztás során:

• A korábbi tapasztalatok megfelelőek-e a nyitott pozícióhoz
• A személyes kompetenciák megfelelnek-e a pozíció ellátásához
• Az önéletrajzban vannak-e kihagyások, alapból nem magyarázható hiányosságok
• A végzettség megfelelő-e
• Mikor tud munkába állni a jelölt

Ezeken a szempontokon kívűl még számos egyediséget is meg kell vizsgálni, amelyek további odafigyelést, energiaráfordítást jelentenek.

Milyen funkciókkal rendelkezzen mindenképpen a jelöltkezelő?

Eltérő lehet, hogy a különböző cégeknek milyen funkciókra van szüksége, de vannak olyan funkciók, amelyek megkönnyítik a toborzás és munkaerő kiválasztás folyamatát, és órákat, napokat spórolnak meg a kiválasztást végzőknek.

1. Lehessen létrehozni nyitott pozíciókat, amelyekre a jelöltek automatikusan tudnak jelentkezni. Ezekhez a pozíciókhoz lehessen hozzárendelni az egyedi igényeket, például, hogy hány év tapasztalatra van szükség a pozíció ellátásához, milyen nyelvtudás és milyen szinten szükséges, és így tovább.
2. Legyen lehetőség az egyéni (soft) kompetenciák mérésére. Ez az elmúlt időszakban egyre fontosabbá vált, mert ezzel lehet biztosítani a megfelelő embert a megfelelő pozícióra elvet. Ha nem megfelelő kompetenciákkal és személyiségjellemzőkkel rendelkező jelölt kerül a csapatba, az nagyobb problémákat tud okozni, mintha nem lenne ott senki. Mik a legfontosabb kompetenciák az egyes munkakörök esetében? Az nagyon eltérő, de fontos szabály, hogy a konfliktuskezelés területén meglegyen a megfelelő integrációs készség, és a csapatszerepek tekintetében a pozícióhoz illő szerepek esetén magas pontszámokkal rendelkezzen a jelölt.
3. Legyen meg a lehetőség a jelöltek pontszerű értékelésére, hogy könnyebben lehessen meghozni a döntést.
4. Legyen lehetőség státuszok kiosztására, amely átláthatóvá teszi, hogy a jelölt kiválasztása folyamatban van-e, elutasításra került, vagy további teendő van vele, és ezekről a rendszer automatikusan tájékoztassa is a jelentkezőt, hogy ne kelljen plusz adminisztrációval foglalkozni, és ne veszítsünk el a folyamat során egy jelöltet sem azért, mert nem kapott megfelelő tájékoztatást.
5. Lehessen jegyzeteket készíteni az interjú során.
6. Legyenek benne onboarding funkciók, vagyis egy kattintással lehessen integrálni a megfelelő jelöltet a csapatba. Ez akár a munkaszerződés legenerálását, további adatbekérést, de „csak” a kommunikációt is jelentheti.
7. Fontos a jelöltélmény szem előtt tartása is, mivel ha a jelölt nem jól, nem megbecsülve érzi magát a folyamat során, vagy túl hosszúra húzódik a folyamat, akkor rossz hírét viheti a szervezetnek, ami az employer branding szempontjából hátrányos lehet a cég számára.
8. Tartsa meg a fel nem vett, de jó jelöltek adatait egy későbbi kiválasztáshoz (ehhez a pályázó engedélyére is szükség lehet)

A kommunikáció és a kapcsolattartás fontos szerepet játszik a toborzási folyamat során. Az ATS-nek lehetővé kell tennie az automatizált kommunikációt a jelöltekkel, például az értesítéseket az állapotváltozásokról és az interjúk időpontjairól.

Emellett a rendszernek lehetőséget kell nyújtania a jelöltekkel való kapcsolattartásra, például egyedi üzenetek küldésére és az interjúra való felkészülést segítő információk megosztására. Ezek lehetővé teszik a folyamatos kapcsolattartást a toborzási folyamat során, de nem kell sok energiaráfordítással számolni, mert a egy helyen folyik a kommunikáció.

 

Jelöltkezelő integrálása a meglévő folyamatokba

A jelöltkezelő integrálása egy logikusan felépített rendszer esetében nem jelenthet jelentős problémát, de szükség lehet a szolgáltató cég támogatására is. Tapasztalatunk szerint, ha HR szakemberek keze is benne van egy program fejlesztésében, akkor a felépítés alapból logikus és a HR számára fontos funkciókat tartalmazó lesz, vagy legalábbis nagyobb az esélye, mint ha a fejlesztésbe nincsenek szakirányú tapasztalattal rendelkező személyek bevonva.

Ettől függetlenül fontos, hogy az integráció folyamatát lépésről lépésre, határidőkkel és felelős személyek kijelölésével tervezzük meg, és vigyük végig!

 

Az ATS és a teljesítménykezelő rendszer integrálása/összekapcsolása lehetővé teszi a toborzási folyamatban szerzett információk és adatok átvitelét a teljesítményértékelési folyamathoz. Ez azért fontos, mert a felvett új munkatársak integrációját nagyban tudjuk segíteni, ha az első 90 napra konkrét célokat jelölünk ki, így mindkét fél könnyebben, objektív adatok alapján tud dönteni a továbbiakról. Fontos hogy az onboarding során az új munkatárs egyből bekerüljön a HR analitikába is, mert így könnyebben integrálható a csapatba, és egyből fontos mutatószámokat láthatunk róla.